1. При прийнятті документів від кандидата на посаду державного службовця слід особливу увагу приділити вивченню декларації: наявності заповненої декларації про майно і доходи за минулий рік кандидата на посаду та членів його сім’ї та особової картки кандидата на посаду (форма № П-2ДС). Форма особової картки № П-2ДС та Інструкція по її заповненню затверджені наказом Мінстату України від 26 грудня 1995 р. № 343.

В особовій картці та додатках до неї необхідно проаналізувати:

— відомості про попередню роботу кандидата;

— відомості, наведені кандидатом в автобіографії. В ній, зокрема, висвітлюються питання, пов’язані з трудовою і громадською діяльністю, пояснюються причини переходу з однієї роботи на іншу, тимчасового не працевлаштування та інше. При потребі кандидатом на посаду державного службовця надаються пояснення з приводу важливих моментів особистого життя і життя своїх близьких родичів (батька, матері, братів, сестер) та родичів дружини (чоловіка);

— біографічну довідку. Біографічна довідка складається за формою, встановленою Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731, на основі особової справи та трудової книжки працівника.

При прийнятті кандидата на посаду керівника управління, відділу, іншого структурного підрозділу місцевої державної адміністрації, крім вивчення зазначених документів, слід приділити увагу ознайомленню з відомостями у довідці про стан справ на підприємстві, в установі, організації, представленій кандидатом з попереднього місця роботи (п. 3 постанови Кабінету Міністрів України від 29 липня 1999 р. № 1374 «Про затвердження Порядку призначення на посади та звільнення з посад керівників управлінь, відділів, інших структурних підрозділів місцевих державних адміністрацій»).

Працівник кадрової служби, отримуючи документи від кандидата на державну службу, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення (автобіографії тощо), відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів.

2. Особа, яка приймається (обирається) на посаду державного службовця, в тому числі на посаду в органи місцевого самоврядування, попереджається про встановлені статтею 16 Закону України «Про державну службу» або статтею 12 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та статтею 5 Закону України «Про боротьбу з корупцією» спеціальні обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу або службу в органи місцевого самоврядування та проходженням цієї служби. Вказані попередження підписуються претендентом на посаду власноручно разом з поданням заяви про призначення і зберігаються в його особовій справі.

Кандидатом на службу також підписується документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця.

Ознайомлення з обмеженнями, пов’язаними з прийняттям на державну службу, в тому числі в органи місцевого самоврядування, та проходженням цієї служби, є необхідною умовою при прийнятті на службу. Непогодження претендентом із зазначеними обмеженнями щодо прийняття та проходження державної служби є підставою для відмови у прийнятті на посаду державного службовця або в органи місцевого самоврядування.

Особи, які вперше зараховуються (приймаються, обираються) на державну службу, в тому числі в органи місцевого самоврядування, складають Присягу державних службовців і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці. Текст Присяги зберігається за місцем роботи державного службовця.

Слід зазначити, що особа набуває статусу державного службовця з моменту прийняття рішення про зарахування її на посаду, незалежно від того, прийняла вона присягу чи ні, а також чи присвоєно їй ранг і чи попереджено її про встановлені ст. 5 Закону України «Про боротьбу з корупцією» обмеження (пункт 6 постанови Пленуму Верховного Суду України від 25 травня 1998 р. № 13 «Про практику розгляду судами справ про корупційні діяння та інші правопорушення, пов’язані з корупцією»). Після призначення (обрання) кандидата на посаду державного службовця на нього оформляється особова справа.

При вивченні документів кандидата на посаду державного службовця слід приділити особливу увагу з’ясуванню питань, чи є обставини, що перешкоджають перебуванню претендента на державній службі, а саме чи не заборонено кандидату на посаду державного службовця (у зв’язку з вчиненням цією особою корупційного діяння) займати посади в державних органах та їх апараті протягом певного періоду часу або балотуватися на виборні посади в державні органи; чи не має кандидат непогашену і не зняту у встановленому законом порядку судимість; чи не буде кандидат на посаду у разі прийняття на державну службу безпосередньо підпорядкованим або підлеглим особам, які є його близькими родичами.

Перед формуванням особової справи претендента на посаду державного службовця потрібно також перевірити наявність на цього працівника (у випадку звільнення його у минулому) справи в поточному архіві (наказ Головного управління державної служби при Кабінеті Міністрів України від 5 липня 1998 р. № 24 «Про затвердження методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ»). Якщо така справа є, то передусім необхідно ознайомитися з датою й причиною звільнення працівника (про це в особовій картці робиться відповідний запис).

3. У випадку, якщо особа, що претендує на зайняття посади державного службовця (далі — претендент), вже перебувала на державній службі, необхідно здійснити запит у кадрову службу органу, де працював претендент, з метою вивчення матеріалів архівної особової справи кандидата з попереднього місця роботи.

При вивченні матеріалів зазначеної особової справи при прийманні кандидата на посаду державного службовця, який вже перебував на державній службі, особливу увагу слід звернути на такі документи:

1) особова картка (форма № П-2ДС з відповідними додатками, або інші, встановлені законодавством форми;

2) відомості про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан претендента і членів його сім’ї;

3) подання про призначення на посаду. Зокрема, у поданні зазначаються займана на час подання посада, на яку посаду рекомендувався претендент (для заступників керівників — її функціональний напрям), ділові та інші якості працівника, відомості про перебування особи під слідством або наявність судимості;

4) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством) або про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади. У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника вказуються, зокрема, підстави призначення (звільнення). Зазначені відомості про призначення, переведення на іншу посаду та про звільнення працівника також містяться у його трудовій книжці;

5) матеріали службового розслідування, дані про накладення та зняття стягнення;

6) матеріали проведених професійних атестацій, характеристики.

4. З метою контролю за одержанням доходів і їх витрачанням особами, які претендують на зайняття посад державних службовців, у наданих цими особами відомостях про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан (деклараціях про доходи) необхідно звертати особливу увагу на джерела походження та розмір сум, використаних декларантами на придбання майна, оплату виконаних робіт чи наданих послуг.

Порядок заповнення декларацій визначається Державною податковою адміністрацією України. Основні розділи та відомості фінансового характеру, які відображуються в деклараціях про доходи, наведені в Методичних рекомендаціях щодо заповнення державними службовцями та особами, уповноваженими на виконання функцій держави, декларації про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця та особи, яка претендує на зайняття посади державного службовця, щодо себе та членів своєї сім’ї, затверджених наказом Мінфіну від 9 квітня 2001 р. № 175.

При цьому особа, яка претендує на зайняття посади державного службовця третьої — сьомої категорій, в тому числі в органах місцевого самоврядування, подає за місцем майбутньої служби відомості про доходи та зобов’язання фінансового характеру, в тому числі і за кордоном, щодо себе і повнолітніх членів своєї сім’ї, які безпосередньо постійно проживають з нею та ведуть спільне господарство, розподіляють доходи рівно між собою.

Особа, яка претендує на зайняття посади державного службовця першої і другої категорій, в тому числі в органах місцевого самоврядування, крім зазначених відомостей повинна подати також відомості про належні їй та членам її сім’ї нерухоме та цінне рухоме майно, вклади у банках і цінні папери (ст. 13 Закону України «Про державну службу» та ст. 13Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування").

5. При прийнятті кандидата на посаду державного службовця I або II категорії (призначення на яку здійснює Президент України або Кабінет Міністрів України) керівник Секретаріату або Міністр Кабінету Міністрів України дає доручення Головному управлінні державної служби України за участюДержавної податкової адміністрації України, Міністерства внутрішніх справ України і Служби безпеки України провести обов’язкову спеціальну перевірку відомостей, що подає кандидат на зайняття зазначеної посади, за наявності письмової згоди останнього. В разі відсутності такої згоди перевірка не провадиться і питання про призначення даної особи на відповідну посаду не розглядається.

Перевірці підлягають:

— достовірність даних, повідомлених кандидатом на зайняття посади про себе під час розгляду питання щодо прийняття його на державну службу або просування по службі;

— додержання кандидатом на зайняття посади вимог, установлених законодавством про державну службу та боротьбу з корупцією, невиконання яких перешкоджає прийняттю та перебуванню на державній службі;

— достовірність зазначених у деклараціях даних про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан кандидата на зайняття посади щодо себе та членів своєї сім’ї.

Для проведення перевірки Головдержслужба України витребує з останнього місця роботи особову справу кандидата на зайняття посади, оформлену відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади (розділ 1), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.

Зметою проведення перевірки Головдержслужба України запитує в Державній податковій адміністрації України, Міністерстві внутрішніх справ України, Службі безпеки України, а в разі потреби також в інших органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах, організаціях відповідні відомості стосовно кандидата на зайняття посади.

Про результати перевірки Головдержслужба України інформує посадову особу, яка дала доручення щодо проведення перевірки.

6. Залежно від посади, на яку претендує особа, за рішенням керівника відповідного органу визначаються посадові особи, які мають провести співбесіди з претендентом при призначенні його на відповідну посаду (п. 4 наказу Головного управління державної служби при Кабінеті Міністрів України від 5 липня 1998 р. № 24 «Про затвердження методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ»).

У ході співбесіди мають обговорюватися питання щодо особливостей роботи претендента на попередньому місці його роботи, з’ясовується, чому саме він бажає працювати на державній службі, рівень професійних знань, фаховий досвід, ставлення до праці, характер сімейних стосунків, особливості світогляду, моральні установки. Співбесіда має проходити в умовах неупередженості, виключаючи прояви суб’єктивізму.

Свої висновки про наслідки співбесід посадові особи записують до картки погодження. Картка погодження оформляється за формою, визначеною Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади.

Зокрема, при призначенні на посади керівників управлінь, відділів, інших структурних підрозділів місцевих державних адміністрацій у зазначеній картці погодження відображаються пропозиції управління кадрової роботи та з питань державної служби, пропозиції профільного управління, пропозиції керівника центрального органу виконавчої влади або заступника голови обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації, який за розподілом обов’язків відповідає за відповідну ділянку роботи, висновок міністра, керівника іншого центрального органу виконавчої влади або голови чи заступника голови відповідно обласної, Київської і Севастопольської міської державної адміністрації.

7. Прийняття на державну службу на посади третьої — сьомої категорій здійснюється на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України. Крім того, просування по службі державного службовця шляхом зайняття більш високої посади також здійснюється на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено законами України та Кабінетом Міністрів України. Порядок проведення конкурсу для вступу на державну службу регулюється відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. № 169.

Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців третьої — сьомої категорій наказом (розпорядженням) керівника відповідного державного органу, який здійснює призначення на посаду державного службовця, утворюється конкурсна комісія.

До участі у конкурсі не допускаються особи, які мають непогашену або незаняту у встановленому законом порядку судимість, що є несумісною із зайняттям посади державного службовця; у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками; позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін.

Особливу увагу слід приділити вивченню таких документів, наданих особами, які бажають взяти участь у конкурсі, як особова картка (форма № П-2ДС з відповідними додатками), відомості про доходи та зобов’язання фінансового характеру претендента щодо себе та членів своєї сім’ї. Особи, які працюють у державному органі, де оголошено конкурс, і бажають взяти у ньомуучасть, ніяких документів до заяви про участь у конкурсі не додають.

Кадрова служба державного органу перевіряє подані документи заявників на відповідність їх встановленим вимогам щодо прийняття на державну службу, передбаченим для кандидатів на посаду державного службовця.

Особи, документи яких не відповідають встановленим вимогам, за рішенням голови конкурсної комісії до конкурсу не допускаються, про що їм повідомляється кадровою службою з відповідним обґрунтуванням. Якщо кандидат наполягає на участі у конкурсі за даних обставин, він допускається до конкурсу, а остаточне рішення приймає конкурсна комісія.

Під час іспиту як одного з етапів конкурсу обов’язково перевіряються у претендентів знання Конституції України, Законів України «Про державну службу» та «Про боротьбу з корупцією» шляхом включення до кожного білета по одному питанню на перевірку знань цих Законів.

Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад державних службовців.

Остаточне рішення про призначення на посаду державного службовця або зарахування претендента до кадрового резерву приймає керівник державного органу на підставі пропозиції конкурсної комісії. До особової справи особи, яка пройшла конкурсний відбір і призначена на посаду, додається рішення конкурсної комісії.