10.01.2002р. Верховна Рада України прийняла Закон України «Про приєднання України до конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», який набрав чинності 22.12.2003р. До цього часу для засвідчення справжності всіх офіційних документів, які видаються компетентними органами іноземних держав, крім держав, з якими Україна уклала дво- або багатосторонні договори, які містять положення про визнання офіційних документів без додаткового їх засвідчення, тобто ці документи засвідчувались українським посольством, яке знаходилося на території держави, що їх видала. Приєднання України до Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, підписаної 05.10.1961р., яка є чинною на сьогоднішній день для 94 країн світу передбачає проставлення апостилю компетентним органом держави, в якій документ був складений, який може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ. 

Апостиль (Apostille) - це стандартизований сертифікат або штамп, квадратної форми, розміром 10×10см., що проставляється на документах або оформлюється у вигляді додатку до них на окремому аркуші, що скріпляється з документом. Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на  окремому аркуші. 

У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою  (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз'єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль. Листок з апостилем повинен бути скріплений з документом указаним вище способом також у тому разі, коли документи мають тверду обкладинку (наприклад, документи, видані державними органами реєстрації актів громадянського стану, дипломи тощо). На аркуші з апостилем проставляється печатка компетентного органу так, щоб одна її частина була на аркуші з апостилем, а інша - на останній сторінці документа. 

 Документи, завірені таким чином, не потребують будь-якої додаткової легалізації, їх зобов'язані визнавати на будь-якому державному рівні в країнах-учасниках Гаазької Конвенції.

Відповідно до Постанови Кабінету міністрів України № 61 від 18.01.2003р. «Про надання повноважень на проставлення апостиля, 

передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», апостиль проставляється:                    Міністерством освіти і науки - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями,  що стосуються сфери освіти і науки; 

                     Міністерством юстиції - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України; 

                    Державною реєстраційною служблю - на документах, що видаються цією Службою та структурними підрозділами територіальних органів Міністерства юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Державної реєстраційної служби; 

                   Міністерством закордонних справ - на всіх інших видах документів. 

Згідно з ч. 3 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 за N 237/803/151/5 , апостиль не проставляється:

              на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;

               на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій;

               на оригіналах, копіях та фотокопіях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз'яснень та

 правових висновків  щодо їх застосування, документів, що мають характер листування;

              на оригіналах офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР (але може бути проставлений на копіях цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України).

Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа. 

Для проставлення апостиля необхідно подати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку та документ банківської установи про оплату послуг з проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати. 

Наказ Міністерства юстиції України від 18.12.2003р. № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля» 

встановлює плату за проставлення апостилю, а саме: для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства - 3

неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн.); для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн.)

Дані кошти зараховуються до Державного бюджету України. Від сплати за проставлення апостиля на документах, що стосуються їх особисто звільняються: інваліди Великої Вітчизняної війни та сім'ї воїнів (партизанів), які загинули чи пропали безвісти, і прирівняні до них у встановленому порядку особи; інваліди I та II груп; діти сироти; громадяни, віднесені до категорій 1 і 2 постраждалих внаслідок Чорнобильської катастрофи.

 У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

       документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, 

але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

       текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

       документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

        у документі є незастережені виправлення або дописки;

       до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

       компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів. 

Термін розгляду документів для проставлення апостиля - 5 робочих днів. У зв'язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, додаткової інформації або роз'яснень термін розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів. 

Усі пункти апостиля заповнюються українською мовою. Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається. 

Відповідно до листа Міністерства юстиції України від 11-05-2010р. № 26-26/291 із роз'ясненням щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих 

компетентними органами Договірних Сторін, на території Болгарії, Естонії, Латвії, Литви, Польщі, Румунії, Сербії та Чехії приймають без будь-якого додаткового засвідчення (консульської легалізації або засвідчення апостилем) усі види офіційних документів незалежно від того, якими органами України вони видані і з якою метою. Так само офіційні документи звільняються від потреби легалізації в державах-членах СНД, оскільки це передбачено Конвенцією про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року. На території Грузії та Македонії приймають без будь-якого додаткового засвідчення усі офіційні документи, видані 

компетентними органами України чи засвідчені уповноваженими особами, крім документів, виданих податковими органами.